Valutazione della congruenza/appropriatezza delle offerte rispetto ai bisogni (e obiettivi)

Descrizione analitica dell’attività 

L’identificazione dei bisogni è la fase fondamentale di qualsiasi processo di Health Technology Assessment: il risultato ha un effetto non solo in ottica di una valutazione sull’opportunità di introdurre una determinata tecnologia innovativa nel contesto, ma, a livello meso, detto anche “hospital-based HTA”, dovrebbe orientare tutte le scelte riguardanti la procedura di acquisizione, compresa la valutazione delle offerte, e il periodo di follow up, cioè in seguito all’introduzione della tecnologia.

Per quanto riguarda l’analisi della corrispondenza tra i bisogni clinici/organizzativi identificati precedentemente e gli outcome derivanti dalla fornitura possiamo distinguere due fasi cronologicamente separate:

• la prima riguarda la valutazione delle offerte in fase di selezione del fornitore, secondo i criteri contenuti nella documentazione di gara (più specificamente, nel disciplinare). È superfluo evidenziare come in questa fase la corrispondenza con i requisiti clinici possa soltanto essere stimata, in quanto la fornitura non ha ancora avuto luogo;

• la seconda, in seguito all’acquisizione e all’utilizzo della tecnologia, è invece una valutazione diretta e “in context” della tecnologia, in cui i parametri di efficienza ed efficacia teorica perdono di significato a fronte della possibilità di misurare direttamente gli outcome reali.

Razionale

La valutazione della fornitura dovrebbe essere condotta seguendo parametri il più possibile proporzionali all’effettiva soddisfazione dei bisogni clinici e determinati già in fase di definizione del capitolato di gara. Perché la valutazione non risulti un esercizio sterile, il raggiungimento degli outcome dovrebbe avere un effetto sulla modalità di remunerazione della fornitura, con una differenziazione predeterminata in base al grado di raggiungimento degli obiettivi. Una soluzione di questo tipo, soprattutto per le forniture di tecnologie più innovative o che presentino anche una componente di servizio, permette di limitare i contenziosi tra stazione appaltante e fornitore, a differenza di quanto avviene nei casi in cui la gestione di difformità tra quanto aspettato e quanto effettivamente ottenuto e affidata esclusivamente a penali.

Attori/stakeholder coinvolti

Al di là dell’usuale coinvolgimento degli utilizzatori della tecnologia, di chi ha la competenza tecnica (Ingegneri clinici, farmacisti etc.) e procedurale (responsabile di progetto), la complessità nel determinare criteri di valutazione delle offerte e della fornitura che siano allo stesso tempo non solo trasparenti ed imparziali, ma anche proporzionali all’effettivo soddisfacimento dei bisogni, rende necessaria una fase di progettazione della fornitura particolarmente approfondita, durante la quale, per forniture complesse o comunque ad alto impatto economico, può rendersi necessario il coinvolgimento degli operatori economici sul mercato, attraverso gli strumenti previsti dal Codice dei contratti, quali le consultazioni preliminari, fino ad arrivare al dialogo competitivo.

Output

Per la valutazione delle offerte, la documentazione di gara può prevedere criteri valutativi, eventualmente condivisi con il mercato in fase di consultazione preliminare, per cui è esplicitata la relazione con i bisogni clinici degli utilizzatori; la presenza di criteri oggettivi (tabellari o proporzionali) deve essere prevista solo nel caso in cui questi possano essere messi effettivamente in relazione con gli outcome desiderati.

Per quanto riguarda la valutazione della fornitura, il capitolato prevede modalità di remunerazione del fornitore differenziate in base al soddisfacimento dei requisiti, non necessariamente tramite penalizzazioni, ma anche con aspetti premiali.

Raccomandazioni e aspetti critici/best practice

La maggiore criticità nel determinare parametri razionali di valutazione della fornitura consiste nell’indisponibilità di flussi informativi strutturati che permettano di evidenziare gli outcome connessi alla tecnologia acquisita: non si tratta solo, in questo caso, di parametri di efficacia clinica, ma anche di parametri di efficienza (ad es. il tempo di utilizzo di una sala operatoria). In una struttura in cui, invece, i flussi informativi siano ben strutturati ed accessibili, magari anche attraverso applicativi di business intelligence, l’attività di valutazione nelle diverse fasi (predisposizione della documentazione di gara, valutazione delle offerte e valutazione della fornitura) diventa più semplice ed efficace.