Descrizione analitica dell’attività
L’attività consiste nell’identificazione degli stakeholder coinvolti nel processo di acquisto. È, infatti, necessario, al fine di ottenere il miglior risultato in termini di efficacia e di efficienza del processo, coinvolgere da subito tutti gli attori che possano essere portatori di interesse.
A seconda della tipologia di processo di acquisto possono esserci, infatti, diversi stakeholder: assume, quindi, importanza fondamentale la giusta definizione di quelli coinvolti nel processo.
Dal punto di vista metodologico può essere utilizzato il seguente elenco in modo da fornire un utile vademecum nella definizione degli stakeholder:
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richiedente / utilizzatore. È chiaramente lo stakeholder principale, colui che sperimenterà nel lavoro di tutti i giorni il prodotto finale oggetto del processo di acquisto.
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direzione strategica (in senso lato). È l’organo di vertice che dovrà valutare la congruenza della richiesta con gli obiettivi ai diversi livelli (nazionale, regionale, aziendale).
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ufficio acquisti o provveditorato/centrale acquisti. È l’attore che segue e coordina l’intero processo di acquisto. L’ufficio acquisti di norma nomina il Responsabile Unico del Progetto (RUP) ed è responsabile della programmazione degli acquisti. L’ufficio acquisti supporta il gruppo tecnico nell’elaborazione della documentazione tecnica nelle materie di propria competenza, definisce il disciplinare di gara e cura la gestione della procedura di affidamento. L’ufficio acquisti può intervenire, eventualmente, anche negli aspetti logistici qualora responsabile del magazzino (alternativamente tali aspetti possono essere di competenza della farmacia ospedaliera o centralizzata).
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direzioni sanitarie di presidio / direzioni mediche e/o funzioni afferenti a tali ambiti. Sono gli attori che valutano l’effettiva fattibilità di una data prestazione sanitaria e quindi ne autorizzano lo svolgimento all’interno del proprio presidio, stabilendo eventualmente procedure e percorsi ad hoc.
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ingegneria clinica. È l’attore che qualifica tecnicamente il fabbisogno tecnologico. Inoltre, conosce il mercato e introduce ragionamenti sulla gestione tecnologica lungo il ciclo di vita del prodotto.
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farmacia ospedaliera. È l’attore che quantifica il fabbisogno tecnologico dei consumabili in base al consumo storico rapportandolo alla produzione e alle previsioni future insieme agli utilizzatori. Introduce inoltre ragionamenti sulla logistica dei prodotti laddove essa gestisca il magazzino.
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Servizio Prevenzione e Protezione. È l’attore che si occupa di verificare la necessità di adeguamenti relativi alla sicurezza per l’introduzione di una tecnologia e le eventuali interferenze.
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ufficio tecnico. È l’attore che si occupa di verificare la necessità di adeguamenti edili o impiantistici per l’introduzione di una tecnologia.
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controllo di gestione. Fornisce, se necessario, i dati relativi ai consumi, la produzione e la spesa.
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servizio Informativo/Informatico. È l’attore che valuta tutti gli aspetti relativi all’eventuale connessione alla rete informatica e ai sistemi informativi esistenti e gli impatti in termini di cybersecurity. Garantisce dal punto di vista tecnico la continuità degli output informativi derivanti dall’utilizzo della tecnologia.
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servizio trasparenza e privacy / legale. Sono gli attori che valutano eventuali impatti su normative essenziali (es. protezione dei dati) o altri aspetti legali che potrebbero avere un ruolo determinante sull’utilizzo della tecnologia.
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cittadini / Associazioni pazienti. Si tratta dei destinatari finali, di coloro che beneficeranno dell’acquisizione della tecnologia e in determinati contesti diventa assolutamente obbligatorio un loro coinvolgimento nella definizione della procedura.
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mercato. È essenziale il coinvolgimento preliminare del mercato nel rispetto delle regole e dei principi di trasparenza e par condicio. È fondamentale porre in essere una procedura di acquisto alla quale il mercato possa rispondere in modo coerente ai reali bisogni richiesti.
È importante inoltre coinvolgere, dove nominati, i direttori dell’esecuzione (DEC) o in ogni caso coloro i quali hanno seguito l’esecuzione del contratto in essere nel caso di una riedizione o contratti analoghi nel caso di un nuovo acquisto.
La decisione del coinvolgimento è in capo al RUP, come project manager della procedura di acquisto. È opportuno che ogni singolo contributo sia formalizzato in specifici atti in adempimento agli obblighi di trasparenza e nel rispetto della normativa sul conflitto di interessi e anticorruzione.
Razionale
L’attività ha l’obiettivo di assicurare che prima della stesura definitiva degli atti relativi alla procedura di acquisto, si siano considerati tutti i punti di vista essenziali reclutando correttamente le figure effettivamente coinvolte nel processo di acquisto.
Attori/stakeholder coinvolti
L’attività è in capo al RUP, tipicamente all’interno del Provveditorato o Ufficio Acquisti. Come prevede l’attuale normativa è possibile, ed anzi auspicabile, che il RUP possa essere affiancato da un team di supporto multidisciplinare e multifunzione.
Output
Il prodotto finale di questa attività è l’analisi degli stakeholder che includa:
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l’identificazione di tutti i potenziali stakeholder del progetto e le informazioni rilevanti, come i loro ruoli, interessi, conoscenze, aspettative e livelli di influenza;
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l’analisi del potenziale impatto o supporto che ciascun stakeholder potrebbe generare;
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la valutazione di come gli stakeholder chiave potrebbero reagire o rispondere alle proposte al fine di pianificare delle modalità per cercare di influenzarne la reazione o migliorarne il supporto o mitigare i potenziali impatti negativi
