Descrizione del fabbisogno

Descrizione analitica dell’attività 

La descrizione del fabbisogno è la fase mediante la quale si definisce la domanda in termini qualitativi e quantitativi, basandosi sui presupposti emersi dall’analisi dei bisogni clinici e dell’impatto organizzativo ed economico delle strumentazioni in esame. È una fase preliminare sia al processo di valutazione e di confronto con il mercato, sia alla successiva stesura del Capitolato Tecnico. Questa attività dovrebbe essere svolta congiuntamente dalla funzione acquisti, insieme alla direzione medica, con il contributo di farmacisti, ingegneri clinici, supportati dai dati sui consumi e la produzione forniti dal Controllo di Gestione.

La definizione in termini qualitativi consiste nel descrivere il segmento tecnologico maggiormente adatto alla procedura di acquisto. È, infatti, sempre più comune avere a disposizione sul mercato diverse soluzioni che si collocano per qualità e prezzo a diversi segmenti. È quindi essenziale tradurre l’analisi del bisogno in un set di funzionalità tecnologiche in grado di descrivere l’oggetto d’acquisto in modo chiaro e non ambiguo. Sebbene spesso non sia semplice da fare, è essenziale cercare di fare uno sforzo perché la definizione qualitativa sia descritta prioritariamente in termini di caratteristiche funzionali e non di specifiche tecniche, salvo nei casi in cui il possesso di una data caratteristica tecnica sia ormai diventato un indicatore oggettivo del livello qualitativo desiderato. A corredo della componente tecnologica è necessario anche definire gli elementi di servizio eventualmente necessari a supportare il corretto utilizzo del dispositivo.

La definizione in termini quantitativi consiste nell’indicare in modo preciso il consumo previsto, in termini di volumi e l’andamento dei consumi (e dei relativi ordinativi), per quella data tecnologia. Questo aspetto, non semplice, è tuttavia di cruciale importanza. L’indicazione di un fabbisogno quantitativo errato nelle procedure di gara è foriera di numerose problematiche, che hanno un doppio impatto, sia sulle stazioni appaltanti, sia sugli operatori economici. Lato stazione appaltante una previsione errata può condurre a rotture di stock, mettendo a rischio l’erogazione dei servizi sanitari, nonché a una gestione poco efficiente delle risorse e infine avere conseguenze amministrative portando a un ricorso a procedure di acquisto in emergenza o proroghe. Lato fornitore una programmazione errata rischia di occupare risorse economiche inutilmente (sia come garanzie a corredo dell’offerta, sia di magazzino) e rischia di falsare il valore economico della procedura introducendo fattori di scala non veritieri.


Razionale

L’attività ha l’obiettivo di descrivere in maniera analitica il fabbisogno qualitativo e quantitativo dell’oggetto d’acquisto.


Attori/stakeholder coinvolti

L’attività è in capo al RUP, che in questa fase si avvale principalmente del contributo del richiedente/utilizzatore, del servizio di ingegneria clinica, della farmacia ospedaliera e del controllo di gestione. È naturalmente possibile il coinvolgimento di altri attori, laddove necessario.


Output

Il prodotto finale di questa attività è un documento di dettaglio che descriva il fabbisogno qualitativo (scheda tecnica) e quantitativo (consumi previsti).


Vincoli

L’attività è necessariamente vincolata alla corretta esecuzione delle attività 1, 2, 3 e 4 ed è propedeutica a tutte le fasi successive, pur essendo un documento sul quale è possibile tornare in fasi successive prima dell’effettiva pubblicazione dei documenti di gara. Uno dei maggiori vincoli è rappresentato dalla disponibilità e qualità del dato.


Strumenti/allegati

Non sono necessari particolari strumenti nello svolgimento di questa attività. Si consiglia di utilizzare un template con rif. Numerati sia per la scheda tecnica (fabbisogno qualitativo) sia per i consumi previsti (fabbisogno quantitativo) in modo da semplificare la revisione del documento e avere una maggiore chiarezza nei documenti di gara. È possibile, tuttavia, predisporre un template di massima per il prodotto finale di questa attività.

Tool: una possibile scheda di rilevazione del fabbisogno

SCHEDA DI RILEVAZIONE DEL FABBISOGNO

SITUAZIONE ATTUALE

Questa sezione ha lo scopo di fornire una fotografia rispetto alla situazione attuale in termini di:

  • Volumi di produzione (almeno triennio precedente): volumi, se rilevante mettendo anche in evidenza picchi stagionali, se quantificabile programmato vs non programmato

  • Consumo storico (almeno triennio precedente): volumi, se rilevante mettendo anche in evidenza picchi stagionali, se quantificabile programmato vs non programmato

  • Dotazioni: quali apparecchiature sono presenti, età, tasso di utilizzo

  • Organizzazione

  • Servizi richiesti

  • Logistica e magazzino (se rilevanti)

SITUAZIONE FUTURA

Questa sezione fornisce gli elementi utili alla progettazione.

  • Domanda numero di esami/procedure in cui sarà utilizzato il dispostivo

  • Organizzazione del servizio: se rilevante

VINCOLI

Esistono dei vincoli istituzionali, organizzativi, operativi che incidono sul contratto?

Quali sono le condizioni imprescindibili che un operatore economico deve prevedere nella propria offerta?


Raccomandazioni e aspetti critici/best practice

Essendo una fase propedeutica per l’iter procedurale, la criticità principale è rappresentata dal tempo e dalla disponibilità e qualità del dato per quel che riguarda il consumo storico, mentre per il consumo prospettico l’ambito critico è costituito dalla definizione di ipotesi robuste di evoluzione della domanda e dei relativi consumi. È assolutamente necessario che il documento abbia tempi certi di produzione. Essendo un documento tecnico è inoltre consigliata una peer review, se del caso anche con il mercato nell’ambito di una consultazione preliminare, quindi avere la possibilità di una revisione al termine della stesura, sia in ottica di trasparenza e par condicio, sia al fine di evitare refusi e incomprensioni.