Definizione del perimetro di acquisto

Descrizione analitica dell’attività 

La richiesta di acquisto di un nuovo DM richiede innanzitutto la verifica dell’esistenza di un prodotto equivalente già in uso in azienda. Nel caso questa verifica non dia esito occorrerà valutare se il DM così come descritto in esito alle analisi della fase A1 presenti caratteristiche di infungibilità o di esclusività tali renderlo l’unico presente sul mercato.

La valutazione dell’esistenza di un prodotto alternativo può dare esito positivo o negativo. In caso positivo si dovrà valutare se il prodotto con caratteristiche simili/equivalenti identificato risponda o meno al fabbisogno clinico, organizzativo, economico. In caso affermativo occorre definire un capitolato tecnico che consenta di includere anche questo prodotto. Nel caso in cui, invece, tale prodotto non risponda ai requisiti si procede, con adeguata motivazione, all’ acquisto del prodotto «originario». Se l’analisi non dà esito, quindi effettivamente il prodotto richiesto è l’unico presente sul mercato, occorrerà valutare le modalità più appropriate per acquistare quello specifico prodotto da quel determinato fornitore.

Nel caso non vi sia certezza nei risultati, è possibile procedere a un’indagine di mercato (e all’esito a un acquisto sotto soglia) oppure a una consultazione preliminare di mercato ex art. 66 del Codice. Una consultazione preliminare potrebbe anche portare alla conoscenza dell’esistenza di un prodotto in fase di sviluppo non ancora in commercio, che, se di interesse, potrebbe essere oggetto, ad esempio, di un procurement pre-commerciale.

Laddove esistano più prodotti equivalenti occorre considerare che l’equivalenza può essere di tipo tecnico o funzionale. I due (o più) prodotti messi a confronto potranno, inoltre, produrre esiti diversi. Nel caso più semplice, in cui vi sia equivalenza tecnica e di esito, di fatto riconducibile ad una analisi economica di minimizzazione dei costi, la stazione appaltante definirà delle specifiche tecniche esaustive e procederà a valutare l’offerta economicamente più vantaggiosa con il criterio del solo prezzo, in quanto unico elemento differenziante (non considerando qui la fornitura di servizi ulteriori, ma l’acquisto di un prodotto «puro»). Nel caso vi sia un’equivalenza di tipo funzionale, il capitolato dovrà esprimere requisiti funzionali, descrivendo quindi le finalità dell’oggetto d’acquisto e non prescrivendone le specifiche tecniche, chiedendo al mercato di offrire la migliore soluzione. Se, invece, siano stati identificati prodotti tecnicamente simili, ma con esiti non sovrapponibili, allora si dovrà definire un capitolato contenente specifiche tecniche che identifichino in modo sufficientemente preciso il prodotto desiderato (ovvero non viene messo a gara un oggetto indeterminato), senza portare a una soluzione prestabilita, ma aprendo la concorrenza.

Particolare importanza riveste sempre di più la progettazione del sistema informativo a supporto dell’acquisizione ovvero, per quelli già esistenti, il suo eventuale adeguamento, al fine di cogliere il necessario ritorno informativo derivante dall’utilizzo delle nuove tecnologie acquisite, informazioni che spesso sono parte integrante della misurazione del valore della prestazione e/o del sistema di remunerazione contrattuale.


Razionale

La finalità di questa fase è tradurre il fabbisogno, considerati gli obiettivi, nell’oggetto d’acquisto. Tale descrizione trova la sua espressione nel capitolato tecnico e negli altri atti di gara in cui vengono esplicitati:

  • i requisiti di partecipazione

  • l’insieme delle specifiche tecniche e dei requisiti funzionali dei beni/servizi da acquisire

  • le esternalità da considerare in relazione all’impatto sociale ed ambientale atteso

  • l’orizzonte temporale del contratto

  • le eventuali limitazioni o indicazioni di utilizzo della tecnologia fornita

  • i servizi correlati

  • i criteri di valutazione dell’offerta

  • il quadro economico e le risorse disponibili

  • le modalità di esecuzione del contratto

  • il sistema informativo e di monitoraggio dell’esecuzione con i relativi indicatori

  • standard attesi e oneri a carico dell’OE

  • modalità di acquisizione e di pagamento

Tutto quanto sopra esplicitato e motivato nel progetto di gara, deve garantire il raggiungimento dell’impatto atteso.


Attori/stakeholder coinvolti

I Clinici utilizzatori, le Direzioni aziendali ed i competenti livelli regionali; Le aziende del mercato, eventuali organizzazioni di rappresentanza e tutela dei pazienti e soggetti portatori di interessi diffusi.

Di particolare rilevanza, a supporto della traduzione del bisogno clinico in fabbisogno di acquisto, del ruolo dell’HTA, attraverso figure quali l’ingegnere clinico, il farmacista.


Output

Il principale output è rappresentato dalla definizione del progetto di gara indicante gli obiettivi del contratto e la motivazione delle scelte effettuate in relazione all’impatto clinico atteso.

In particolare:

  • i contenuti del contratto, ovvero tipologie e quantità di beni e servizi, la durata del contratto ed i destinatari.

  • la tipologia di gara atta a garantire la migliore tutela della concorrenza e la più opportuna modalità di acquisto.

  • la suddivisione in lotti.

  • gli eventuali requisiti richiesti ai partecipanti.

  • i criteri di valutazione delle offerte, i criteri premiali.

  • le risorse disponibili e i metodi di pagamento del fornitore.

  • gli elementi di valutazione di conformità e di verifica dell’esecuzione.

  • gli elementi eventuali di coinvolgimento nel risultato.

  • le modalità di modifica del contratto, al fine di garantirne l’adattabilità all’evoluzione del contesto operativo durante l’intero ciclo di vita, nei limiti della normativa.

Tutti i suddetti elementi debbono essere inseriti motivando adeguatamente le considerazioni a supporto delle scelte effettuate, in modo da poter garantire trasparenza agli obiettivi dell’amministrazione.


Vincoli

Il vincolo principale è quindi poter poggiare su una fase di analisi preliminare solida. Il progetto di gara deve essere garantire, infine, il rispetto dei principi degli acquisti pubblici in particolare per quel che riguarda la tutela della concorrenza, l’economicità e l’efficacia.


Strumenti/allegati

Le raccomandazioni di HTA dove esistenti o valutazioni condotte ad hoc, i registri e le analisi sulle attività pregresse possono costituire validi strumenti di ausilio alle scelte da effettuare.


Raccomandazioni e aspetti critici/best practice

La progettazione della gara richiede la definizione di processi/procedure che portino a identificare i membri del gruppo o dei gruppi di lavoro multidisciplinari, definiscano le modalità di lavoro e di comunicazione. È altresì necessario dotarsi di formati standardizzati di capitolati e checklist per le diverse categorie merceologiche al fine di garantire il presidio degli elementi chiave del capitolato.

Come nell’attività di definizione degli obiettivi si raccomanda di mantenere una forte “continuità logica” tra fabbisogno, definizione degli obiettivi di acquisto, scelta dei criteri di selezione e valutazione, scelta delle modalità e indicatori per il monitoraggio e valutazione del contratto e del fornitore.