Descrizione analitica dell’attività
La definizione, da esplicitare all’interno degli atti di gara, degli obiettivi di acquisto, rappresenta il momento cruciale in cui l’analisi del bisogno, che giustifica il ricorso ad una procedura di approvvigionamento trova la sua traduzione in termini adeguati a garantire che la medesima procedura abbia un impatto corrispondente alle attese. L’articolazione degli obiettivi dipende dalla definizione di valore che viene data con riferimento allo specifico acquisto.
Valore che non può essere considerato in termini astratti, ma è strettamente dipendente dal contesto in cui si realizza l’acquisto. In termini generali un acquisto dovrebbe essere:
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conferente con la strategia di cambiamento o miglioramento atteso garantendo la creazione di valore
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economicamente vantaggioso
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sostenibile per l’azienda e per il sistema sanitario regionale, anche rispetto alle esternalità
Gli obiettivi di acquisto, pertanto, conseguono all’analisi del bisogno clinico e ne costituiscono una condizione di soddisfazione.
La definizione degli OOAA deve necessariamente tener conto delle posizioni espresse dagli stakeholder individuati e delle analisi condotte sull’impatto clinico, organizzativo ed economico, di mercato della soluzione ricercata. I contributi acquisiti dal confronto con gli stakeholder debbono essere conciliati con gli obiettivi strategici e con le condizioni di mercato, in modo da garantire un livello di concorrenza adeguato rispetto al mercato di riferimento ed al grado di innovazione ricercato.
Quest’ultimo, in particolare, deve essere funzione degli obiettivi di cambiamento (miglioramento) atteso.
Da questo complesso sistema di analisi e di confronto con gli obiettivi strategici e con le risorse disponibili, discende la definizione delle specifiche tecniche e funzionali, dei requisiti di qualificazione degli OOEE, delle condizioni di esecuzione del contratto, dei sistemi di verifica e di pagamento. Particolarmente importante nella definizione degli obiettivi di acquisto è, infatti, l’individuazione degli strumenti di misurazione del valore generato e, in generale, dei risultati conseguiti, al fine di implementare un monitoraggio continuo dei risultati a cui agganciare, a seconda dei casi e delle scelte, sistemi di misurazione della performance, di compartecipazione ai risultati e vendor rating del fornitore.
Nei settori merceologici complessi e ancor di più nelle acquisizioni centralizzate da parte di Centrali di Committenza, l’esplicitazione degli obiettivi e delle conseguenti caratteristiche dell’oggetto del contratto da mettere a gara deve necessariamente considerare la gamma di funzioni aziendali, aree e operation coinvolte dall’acquisto e le risorse esterne acquistate sul mercato – beni/servizi – necessarie a migliorare la capacità aziendale nell’erogare prestazioni sanitarie, declinando le necessità in:
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«core» rappresentano i requisiti essenziali, espressi anche in termini di cambiamento rispetto a una situazione attuale giudicata insoddisfacente, senza i quali il contratto non sarà giudicato un successo. Questi elementi devono essere inclusi nel capitolato;
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«desiderabili», quegli elementi «aggiuntivi» che l’acquisto può potenzialmente includere giustificati in termini di costo-efficacia/beneficio e quindi sulla base di una valutazione del miglior rapporto prezzo-qualità delle soluzioni offerte. Questi elementi possono essere posti come migliorie oggetto di valutazione dell’offerta tecnica;
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«opzionali» le modifiche «possibili» che l’acquisto può potenzialmente giustificare laddove se ne presentino le condizioni realizzative. Questi elementi possono costituire una richiesta di variante in sede di offerta.
